BİLGİLENDİRME
Yönetici Onaylı İletiler Nasıl Teslim Edilir?
Giden İleti Onayı Nedir?
Başka hiç bir e-posta platformunda bulunmayan "İleti Onay Özelliği", giden iletilerin yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilmesini sağlayan, Mailfe tarafından geliştirilen en üst düzey güvenlik ve denetim yöntemidir.
Başka hiç bir e-posta platformunda bulunmayan "İleti Onay Özelliği", giden iletilerin yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilmesini sağlayan, Mailfe tarafından geliştirilen en üst düzey güvenlik ve denetim yöntemidir.
Kimler İçindir?
Şirket içerisine veya dışına giden iletilerin kimden gittiği, nereye gönderildiği, e-postanın içeriği gibi yazışma güvenliğin yüksek önem taşıdığı, gizliliğin korunduğu kurum ve kuruluşlar için tasarlanmıştır. Şu ve benzer durumlarda kullanılabilmesi mümkündür:
Şirket içerisine veya dışına giden iletilerin kimden gittiği, nereye gönderildiği, e-postanın içeriği gibi yazışma güvenliğin yüksek önem taşıdığı, gizliliğin korunduğu kurum ve kuruluşlar için tasarlanmıştır. Şu ve benzer durumlarda kullanılabilmesi mümkündür:
- Kurum veya kuruluşların resmi e-posta adresi üzerinden, önemli bilgi veya verileri şirket dışına gönderilme ihtimalinin oluşabileceği riskli durumların önlenmesinde.
- Stajyer veya yeni işe giren personelin, henüz şirket kültürüne alışamamış olduğu dönemde, şirket içine veya dışına gönderdiği e-postaların denetiminde.
- Kurum kültürünün e-posta mesajlarına da yansıtılması konusunda titizlik gösteren işletmelerin, giden iletileri kontrol etmek istemesi durumunda.
- Yazışmalara ikinci bir kişinin göz atarak, hataların minimize edilmek istenilmesi halinde.
Nasıl Çalışır?
Çalışma prensibi sırasıyla şu şekildedir:
Çalışma prensibi sırasıyla şu şekildedir:
- Yönetici Konsolundan oluşturulan e-posta hesabında "Giden İleti Onayı" özelliği AÇIK hale getirilir.
- E-posta hesap kullanıcısı(örneğin Ahmet), hangi platform(Outlook, Webmail veya mobil uygulama) veya cihazdan(PC, telefon, tablet) gönderdiği önemli olmaksızın, iletiyi alıcılara gönderir.
- Gönderici Ahmet'e "ileti gönderildi" mesajı iletilir.
- E-posta hesabı yöneticisinin posta kutusuna ise aynı anda "Ahmet ileti gönderdi, onayınız gerekiyor!" başlıklı bilgi maili ile bildirim gönderilir.
- Bildirim mailinde kimin, ne zaman, hangi konuyla, kime ileti gönderdiği özet olarak yöneticiye sunulur.
- Yönetici, Mailfe mobil uygulamasından veya Webmail'den giriş yapararak, sol menüden Onay Bekleyen İletiler bölümüne geçiş yapar.
- Bu bölümden tüm hesaplara ait onay bekleyen iletileri ve içeriklerini görüntüler.
- Bu ana kadar ileti henüz alıcılara teslim edilmemiştir.
- Onay metodu "Sadece Alan Adı(domain)" dışına gönderilenleri kapsayacak şekilde ise, aynı alan adına(domain) sahip alıcılara ileti onay gerekmeksizin hemen gönderilir. Alan adı dışına gönderilen tüm iletiler ise yönetici onayıyla birlikte alıcılara teslim edilir.
- Onay metodu "Tüm İletileri" kapsayacak şekilde ise, aynı alan adına ve dış alıcılara gönderilen tüm iletiler için yönetici onayı gerekir. Onay işleminden sonra alıcılara teslim edilir.
- Onay verilmeyen iletiler silinir ve alıcılara ulaştırılmaz.
Nasıl Aktif Hale Getiririm?
E-posta hesabı oluşturma veya güncelleme ekranında "Giden İleti Onayı" seçeneğini "AÇIK" duruma getirmeniz yeterlidir.
Tercihinize göre hesabın gönderdiği tüm mailleri kontrol etmek isterseniz "(AÇIK) Tüm giden iletiler yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilsin." seçeneğini seçebilirsiniz. Aynı veya farklı alan adı farketmeksizin tüm iletiler sizin onayınıza düşecektir.
Fakat kapsamı daraltıp, örneğin sadece şirket içinde çalışanlar kendi aralarında yönetici onayı gerekmeksizin ileti gönderebilsin ve hemen teslim edilsin, sadece şirket dışına gönderilen iletilere yönetici onayı gereksin gibi bir durumda "(AÇIK) Sadece @alanadim.com dışına giden iletiler, yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilsin." seçeneğini seçebilirsiniz. Şirket dışına gönderilen tüm ileti sizin onayınıza düşecektir.
E-posta hesabı oluşturma veya güncelleme ekranında "Giden İleti Onayı" seçeneğini "AÇIK" duruma getirmeniz yeterlidir.
Tercihinize göre hesabın gönderdiği tüm mailleri kontrol etmek isterseniz "(AÇIK) Tüm giden iletiler yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilsin." seçeneğini seçebilirsiniz. Aynı veya farklı alan adı farketmeksizin tüm iletiler sizin onayınıza düşecektir.
Fakat kapsamı daraltıp, örneğin sadece şirket içinde çalışanlar kendi aralarında yönetici onayı gerekmeksizin ileti gönderebilsin ve hemen teslim edilsin, sadece şirket dışına gönderilen iletilere yönetici onayı gereksin gibi bir durumda "(AÇIK) Sadece @alanadim.com dışına giden iletiler, yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilsin." seçeneğini seçebilirsiniz. Şirket dışına gönderilen tüm ileti sizin onayınıza düşecektir.
Nereden Onaylarım?
Mailfe mobil uygulamasından veya Webmail'den yönetici girişi yapararak Onay Bekleyen İletiler bölümünden, tüm hesapların bekleyen iletilerini görüntüleyerek onay verebilir veya ileti teslimini iptal edebilirsiniz.
Mailfe mobil uygulamasından veya Webmail'den yönetici girişi yapararak Onay Bekleyen İletiler bölümünden, tüm hesapların bekleyen iletilerini görüntüleyerek onay verebilir veya ileti teslimini iptal edebilirsiniz.
Alıcı veya Gönderen, Benim İletiye Göz Atarak Onayladığımı Bilir Mi?
İleti teslim edildiğinde veya teslimi iptal edildiğinde, onaylayan yöneticinin IP adresi dahil olmak üzere onay veren yöneticinin herhangi bir bilgisi, gönderen ve alan kişilerde görünmeyecektir. Aynı zamanda göndericiye ve alıcıya bildirim yapılmayacaktır.
İleti teslim edildiğinde veya teslimi iptal edildiğinde, onaylayan yöneticinin IP adresi dahil olmak üzere onay veren yöneticinin herhangi bir bilgisi, gönderen ve alan kişilerde görünmeyecektir. Aynı zamanda göndericiye ve alıcıya bildirim yapılmayacaktır.
İleti Onaylanmazsa Ne Olur?
İletiler maksimum 1 hafta bekleme kuyruğunda bekletilir. 1 hafta sonunda ileti otomatik olarak alıcılara gönderilir veya otomatik olarak silinerek teslimat iptal edilir.
1 hafta sonunda onaylanmayan iletiye hangi aksiyonun(gönder veya sil) uygulanacağını Yönetici Konsolunda bulunan "E-posta Oluşturma/Güncelleme" ekranında İleti "7 Gün İçinde Onaylanmazsa Şunu Yap" bölümünden belirleyebilirsiniz.
İletiler maksimum 1 hafta bekleme kuyruğunda bekletilir. 1 hafta sonunda ileti otomatik olarak alıcılara gönderilir veya otomatik olarak silinerek teslimat iptal edilir.
1 hafta sonunda onaylanmayan iletiye hangi aksiyonun(gönder veya sil) uygulanacağını Yönetici Konsolunda bulunan "E-posta Oluşturma/Güncelleme" ekranında İleti "7 Gün İçinde Onaylanmazsa Şunu Yap" bölümünden belirleyebilirsiniz.
Bu İşlem Yasal mı?
İşverenin çalışana sunmuş olduğu her türlü imkan ve materyalleri(şirket/kurum e-posta hesapları da dahil) kanunen denetleme yetkisi bulunmaktadır.
Mailfe bu durumda sadece platform sağlayıcısı olmakla beraber tüm hukuki durumlar işveren-çalışan arasında gerçekleşmektedir. Mailfe olarak, bu özelliğin aktif edildiği hesaplarda yöneticinin, hesap sahibini bilgilendirerek aktif etmesini öneririz.
İşverenin çalışana sunmuş olduğu her türlü imkan ve materyalleri(şirket/kurum e-posta hesapları da dahil) kanunen denetleme yetkisi bulunmaktadır.
Mailfe bu durumda sadece platform sağlayıcısı olmakla beraber tüm hukuki durumlar işveren-çalışan arasında gerçekleşmektedir. Mailfe olarak, bu özelliğin aktif edildiği hesaplarda yöneticinin, hesap sahibini bilgilendirerek aktif etmesini öneririz.
HESAP KURULUMLARI
Outlook Kurulumunu Nasıl Yapabilirim?
Microsoft Outlook 2016 ve öncesi için IMAP kurulum adımları:
1. Menüden DOSYA sekmesini tıklayınız.
2. "Hesap Bilgileri" bölümünde yer alan, Hesap Ayarları seçeneğini tıklayınız.
3. E-posta tabında yer alan "Yeni..." sekmesine tıklayınız.
4. "Elle kurulum veya ek sunucu türleri" seçeneğini işaretleyerek İleri butonunu tıklayınız.
5. “POP veya IMAP” seçeneğini işaretleyerek İleri butonunu tıklayınız.
6. Karşınıza gelecek "POP ve IMAP Hesap Ayarları" ekranına, yönetici konsolunda oluşturduğunuz e-posta hesabınıza ait bilgileri aşağıdaki gibi giriniz. Kutucuklarda yer alan alanadiniz.com yerine, e-posta hesabınızın bağlı olduğu alan adını yazınız. Hesap türü seçeneğini POP3 veya IMAP olarak tercih edebilirsiniz. Ardından "Diğer Ayarlar..." butonunu tıklayınız.
7. “Giden Sunucusu” sekmesinden “Giden sunucum (SMTP) için kimlik doğrulaması gerekiyor” seçeneğini işaretleyiniz. Ardından Gelişmiş sekmesini tıklayınız.
8. Gelişmiş sekmesinde Giden sunucusu (SMTP) portuna 587 yazınız ve Tamam butonuna tıklayarak ayarları kaydediniz.
9. Son olarak "İleri" butonuna tıklayarak ayarlarınızın doğruluğunu test ediniz..
Bu işlemden sonra “Kapat” butonuna tıkladıktan sonra kurulum işlemini tamamlayarak e-posta gönderip alabilirsiniz.
E-POSTA TAŞIMA
E-posta Hesaplarımı Mailfe'ye Taşıyabilir Miyim?
POP3/IMAP hizmeti veren tüm e-posta servis sağlayıcılarından iletilerinizi kolayca taşıyabilirsiniz.
Bunun için tasarlanmış olan Mailfe Taşıma Aracı, iletilerinizin bulunduğu tüm klasör hiyerarşisi ile birlikte, okundu-okunmadı gibi ileti bazında tüm ileti aksiyonlar ile birlikte eski mail sunucunuzdan, yeni Mailfe sunucularına taşımanızı sağlar.
Bunun için tasarlanmış olan Mailfe Taşıma Aracı, iletilerinizin bulunduğu tüm klasör hiyerarşisi ile birlikte, okundu-okunmadı gibi ileti bazında tüm ileti aksiyonlar ile birlikte eski mail sunucunuzdan, yeni Mailfe sunucularına taşımanızı sağlar.
BİLGİLENDİRME
Mailfe'yi Rakiplerinden Ayıran Özellikler Nedir?
Mailfe'yi öncelikli olarak yerli rakiplerinden ayrın en önemli özellik, yurt dışından ithal edilen teknolojileri pazarlaması değil, teknolojilerini kendi üretiyor olmasıdır.
Ayrıca aynı fiyatlara diğer servis sağlayıcılar GB düzeyinde disk alanı hizmeti sunarken, Mailfe aynı fiyatlara TB düzeyinde hizmet sunar.
Bunun dışında bir çok e-posta barındırma sağlacısının ücretli olarak sunduğu hizmetleri(Whois gizleme, alan adı yönlendirme, alan adı park etme) sadece ilk yıl değil ömür boyu ücretsiz vermesi tercih sebebiniz olabilir.
Ayrıca aynı fiyatlara diğer servis sağlayıcılar GB düzeyinde disk alanı hizmeti sunarken, Mailfe aynı fiyatlara TB düzeyinde hizmet sunar.
Bunun dışında bir çok e-posta barındırma sağlacısının ücretli olarak sunduğu hizmetleri(Whois gizleme, alan adı yönlendirme, alan adı park etme) sadece ilk yıl değil ömür boyu ücretsiz vermesi tercih sebebiniz olabilir.
HESAP KURULUMLARI
Alan Adımı Nasıl Doğrulayabilirim?
Premium e-posta hizmetinizi aşağıdaki iki yöntemle(dilerseniz her ikisini de yaparak) doğrulayabilirsiniz.
1. NS Nedir, Nasıl Doğrularım?
Alan adı sunucusu ifadesinin kısaltması olan NS, alan adınızın A, CNAME, MX, TXT gibi yapılandırmasını ve e-posta ayarlarını kontrol eder. Ziyaretçiler alan adınıza girmeye çalıştığında, ilk olarak alan adının DNS ayarları, isteğin hangi şirket sunucusuna ulaşacağını kontrol eder ve yönlendirir.
Örneğin, Mailfe DNS Yöneticisini kullanıyorsanız, ziyaretçileriniz ilk olarak Mailfe sunucularına ulaşır. Buradan ilişkili kayıtların yönlendirilmesiyle, farklı hizmetlerinizin(e-posta, web sitesi vb) farklı sunucularına yönlendirmeler gerçekleştirilir.
NS adresinizi değiştirdiğinizde, bir çok servis sağlayıcısının ücretli olarak sunduğu DNS Yöneticisine hiçbir ücret ödemeden sahip olabileceksiniz. Şimdi bunu nasıl yapacağımızı kısaca anlatalım:
Değişiklikler onaylandığında hizmetiniz otomatik olarak kullanılabilir hale gelecektir.
Örneğin, Mailfe DNS Yöneticisini kullanıyorsanız, ziyaretçileriniz ilk olarak Mailfe sunucularına ulaşır. Buradan ilişkili kayıtların yönlendirilmesiyle, farklı hizmetlerinizin(e-posta, web sitesi vb) farklı sunucularına yönlendirmeler gerçekleştirilir.
NS adresinizi değiştirdiğinizde, bir çok servis sağlayıcısının ücretli olarak sunduğu DNS Yöneticisine hiçbir ücret ödemeden sahip olabileceksiniz. Şimdi bunu nasıl yapacağımızı kısaca anlatalım:
- Alan adınızı tescil ettiğiniz firmanın alan adı yönetim paneline giriş yapın.
- Alan adınızı bularak yönetme seçeneklerine girin.
- Name Server, NS veya DNS değiştir başlıklarının altında bulunan ns1.xxxx.tld şeklinde gördüğünüz alana gelerek düzenleme seçeneğini açın.
-
Mevcut NS adreslerini aşağıdakiler ile değiştirin.
ns1.mailfe.com
ns2.mailfe.com - Ayarları kaydedin ve NS adreslerinizi Mailfe servisinin doğrulamasını bekleyin. (Dilerseniz daha sonra elle doğrulamayı da seçebilirsiniz.)
Değişiklikler onaylandığında hizmetiniz otomatik olarak kullanılabilir hale gelecektir.
2. MX Nedir, Nasıl Doğrularım?
MX kaydı, alan adınızdan e-posta alma ve gönderilebilmesi için gerekli olan iletişim sunucusuna verilen isimdir.
E-posta hizmetimizi kullanmak için NS yönlendirmenin dışında bu doğrulama yöntemini de kullanabilirsiniz.
Eğer NS yönetiminiz Mailfe üzerinde değil ise, alan adınızı yönettiğiniz firmanın DNS Yöneticisine giriş yaparak bu düzenlemeleri rahatlıkla yapabilirsiniz.
MX kayıtlarınızda yapacağınız değişiklikler ortalama 1 ile en fazla 3 saat içerisinde geçerli olacaktır.
Değişiklikler onaylandığında hizmetiniz otomatik olarak kullanılabilir hale gelecektir.
E-posta hizmetimizi kullanmak için NS yönlendirmenin dışında bu doğrulama yöntemini de kullanabilirsiniz.
Eğer NS yönetiminiz Mailfe üzerinde değil ise, alan adınızı yönettiğiniz firmanın DNS Yöneticisine giriş yaparak bu düzenlemeleri rahatlıkla yapabilirsiniz.
- Alan adınızın DNS barındırma servislerini sağlayan firmanın alan adı yönetim panelinize giriş yapın.
- Mevcut MX kayıtlarını silin.
-
Aşağıdaki değerlere sahip iki adet MX kaydı ve CNAME kaydı oluşturun.
Birincil MX Kayıt Adı / Değeri (Öncelik)@ / mx01.mailfe.com (1)İkincil MX Kayıt Adı / Değeri (Öncelik)@ / mx01b.mailfe.com (1000)CNAME Kaydı / Değerimail / mail01.mailfe.com - Ayarları kaydedin ve MX kayıtlarınızı Mailfe servisinin doğrulamasını bekleyin. (Dilerseniz daha sonra elle doğrulamayı da seçebilirsiniz.)
MX kayıtlarınızda yapacağınız değişiklikler ortalama 1 ile en fazla 3 saat içerisinde geçerli olacaktır.
Değişiklikler onaylandığında hizmetiniz otomatik olarak kullanılabilir hale gelecektir.