Giden İleti Onayı Nedir?
Başka hiç bir e-posta platformunda bulunmayan "İleti Onay Özelliği", giden iletilerin yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilmesini sağlayan, Mailfe tarafından geliştirilen en üst düzey güvenlik ve denetim yöntemidir.

Kimler İçindir?
Şirket içerisine veya dışına giden iletilerin kimden gittiği, nereye gönderildiği, e-postanın içeriği gibi yazışma güvenliğin yüksek önem taşıdığı, gizliliğin korunduğu kurum ve kuruluşlar için tasarlanmıştır. Şu ve benzer durumlarda kullanılabilmesi mümkündür:

• Kurum veya kuruluşların resmi e-posta adresi üzerinden, önemli bilgi veya verileri şirket dışına gönderilme ihtimalinin oluşabileceği riskli durumların önlenmesinde.
• Stajyer veya yeni işe giren personelin, henüz şirket kültürüne alışamamış olduğu dönemde, şirket içine veya dışına gönderdiği e-postaların denetiminde.
• Kurum kültürünün e-posta mesajlarına da yansıtılması konusunda titizlik gösteren işletmelerin, giden iletileri kontrol etmek istemesi durumunda.
• Yazışmalara ikinci bir kişinin göz atarak, hataların minimize edilmek istenilmesi halinde.

Nasıl Çalışır?
Çalışma prensibi sırasıyla şu şekildedir:

1. Yönetici Konsolundan oluşturulan e-posta hesabında "Giden İleti Onayı" özelliği AÇIK hale getirilir.
2. E-posta hesap kullanıcısı(örneğin Ahmet), hangi platform(Outlook, Webmail veya mobil uygulama) veya cihazdan(PC, telefon, tablet) gönderdiği önemli olmaksızın, iletiyi alıcılara gönderir.
3. Gönderici Ahmet'e "ileti gönderildi" mesajı iletilir.
4. E-posta hesabı yöneticisinin posta kutusuna ise aynı anda "Ahmet ileti gönderdi, onayınız gerekiyor!" başlıklı bilgi maili ile bildirim gönderilir.
5. Bildirim mailinde kimin, ne zaman, hangi konuyla, kime ileti gönderdiği özet olarak yöneticiye sunulur.
6. Yönetici, Mailfe mobil uygulamasından veya Webmail'den giriş yapararak, sol menüden Onay Bekleyen İletiler bölümüne geçiş yapar.
7. Bu bölümden tüm hesaplara ait onay bekleyen iletileri ve içeriklerini görüntüler.
8. Bu ana kadar ileti henüz alıcılara teslim edilmemiştir.
9. Onay metodu "Sadece Alan Adı(domain)" dışına gönderilenleri kapsayacak şekilde ise, aynı alan adına(domain) sahip alıcılara ileti onay gerekmeksizin hemen gönderilir. Alan adı dışına gönderilen tüm iletiler ise yönetici onayıyla birlikte alıcılara teslim edilir.
10. Onay metodu "Tüm İletileri" kapsayacak şekilde ise, aynı alan adına ve dış alıcılara gönderilen tüm iletiler için yönetici onayı gerekir. Onay işleminden sonra alıcılara teslim edilir.
11. Onay verilmeyen iletiler silinir ve alıcılara ulaştırılmaz.

Nasıl Aktif Hale Getiririm?
E-posta hesabı oluşturma veya güncelleme ekranında "Giden İleti Onayı" seçeneğini "AÇIK" duruma getirmeniz yeterlidir.
Tercihinize göre hesabın gönderdiği tüm mailleri kontrol etmek isterseniz "(AÇIK) Tüm giden iletiler yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilsin." seçeneğini seçebilirsiniz. Aynı veya farklı alan adı farketmeksizin tüm iletiler sizin onayınıza düşecektir.
Fakat kapsamı daraltıp, örneğin sadece şirket içinde çalışanlar kendi aralarında yönetici onayı gerekmeksizin ileti gönderebilsin ve hemen teslim edilsin, sadece şirket dışına gönderilen iletilere yönetici onayı gereksin gibi bir durumda "(AÇIK) Sadece @alanadim.com dışına giden iletiler, yönetici onayından sonra alıcılara teslim edilsin." seçeneğini seçebilirsiniz. Şirket dışına gönderilen tüm ileti sizin onayınıza düşecektir.

Nereden Onaylarım?
Mailfe mobil uygulamasından veya Webmail'den yönetici girişi yapararak Onay Bekleyen İletiler bölümünden, tüm hesapların bekleyen iletilerini görüntüleyerek onay verebilir veya ileti teslimini iptal edebilirsiniz.

Alıcı veya Gönderen, Benim İletiye Göz Atarak Onayladığımı Bilir Mi?
İleti teslim edildiğinde veya teslimi iptal edildiğinde, onaylayan yöneticinin IP adresi dahil olmak üzere onay veren yöneticinin herhangi bir bilgisi, gönderen ve alan kişilerde görünmeyecektir. Aynı zamanda göndericiye ve alıcıya bildirim yapılmayacaktır.

İleti Onaylanmazsa Ne Olur?
İletiler maksimum 1 hafta bekleme kuyruğunda bekletilir. 1 hafta sonunda ileti otomatik olarak alıcılara gönderilir veya otomatik olarak silinerek teslimat iptal edilir.
1 hafta sonunda onaylanmayan iletiye hangi aksiyonun(gönder veya sil) uygulanacağını Yönetici Konsolunda bulunan "E-posta Oluşturma/Güncelleme" ekranında İleti "7 Gün İçinde Onaylanmazsa Şunu Yap" bölümünden belirleyebilirsiniz.

Bu İşlem Yasal mı?
İşverenin çalışana sunmuş olduğu her türlü imkan ve materyalleri(şirket/kurum e-posta hesapları da dahil) kanunen denetleme yetkisi bulunmaktadır.
Mailfe bu durumda sadece platform sağlayıcısı olmakla beraber tüm hukuki durumlar işveren-çalışan arasında gerçekleşmektedir. Mailfe olarak, bu özelliğin aktif edildiği hesaplarda yöneticinin, hesap sahibini bilgilendirerek aktif etmesini öneririz.